Zaczynasz cold mailing (czyli piszesz do firm/osób, które jeszcze Cię nie znają) i chcesz, żeby Twoje maile nie wylądowały w spamie. Najczęściej problem nowych nadawców jest prosty: skrzynki po drugiej stronie „nie znają” Twojej domeny ani Twojej skrzynki.
Email warm-up (czyli rozgrzewanie domeny i rozgrzewanie skrzynki email) to spokojny start: wysyłasz maile stopniowo, do bezpiecznych osób, zbierasz pierwsze odpowiedzi i budujesz historię „to normalny nadawca”. To właśnie warm-up a trafianie do spamu: im bardziej naturalny start, tym mniejsze ryzyko, że od razu dostaniesz etykietę spamera.
W skrócie
- Rozgrzewanie ma sens, gdy startujesz z nowej domeny/skrzynki albo wracasz po przerwie.
- Najpierw ustaw podstawy: SPF, DKIM i DMARC (to „pieczątki”, które mówią: to naprawdę ja).[1][5]
- Zaczynaj od małej liczby maili i zwiększaj ją powoli, obserwując odbicia, odpowiedzi i folder spam.
- Rozgrzewaj się na prawdziwych rozmowach: własne skrzynki, partnerzy, klienci, znajomi z branży (świadomi testów).
- Jeśli rośnie liczba odbić albo maile zaczynają wpadać do spamu — zwolnij i napraw przyczynę.
- Rozgrzewanie nie naprawi złej bazy ani maili pisanych jak reklama.
Czym jest warm-up i kiedy jest potrzebny
„Rozgrzewasz” głównie domenę (np. twojafirma.pl) i skrzynkę (np. sales@twojafirma.pl). Dostawcy poczty patrzą, czy Twoje wiadomości są spójne i czy ludzie na nie reagują, a nie zgłaszają ich jako spam.
Warto mieć z tyłu głowy, że duzi dostawcy poczty coraz mocniej stawiają na uwierzytelnianie domeny (SPF/DKIM/DMARC) i higienę wysyłki. Google opisuje to wprost w swoich wytycznych, a Microsoft wprowadza podobne wymagania dla dużych nadawców.
Google zapowiadał ten kierunek już w 2023 roku, a w 2024 zaczął go wdrażać szerzej.
Rozgrzewanie domeny i skrzynki jest zwykle potrzebne, gdy:
- zakładasz nową domenę lub nową skrzynkę do sprzedaży,
- zmieniasz narzędzie do wysyłki,
- wracasz do wysyłki po dłuższej przerwie.
Jeśli budujesz proces „warm-up do cold email”, potraktuj to jak rozruch: lepiej wolniej, ale bez kosztownego „spadania do spamu” w pierwszym tygodniu.
W tym miejscu zostawiam link do szerszego przewodnika o całym procesie: Cold email B2B od zera: deliverability, sekwencje i metryki (przewodnik)
Kiedy warm-up nie ma sensu (albo nie rozwiąże problemu)
Rozgrzewanie nie uratuje Cię, jeśli:
- wysyłasz na kupioną lub losową listę (dużo błędnych adresów),
- Twój tekst wygląda jak masowa reklama,
- nie masz podstaw DNS (SPF/DKIM/DMARC) albo je „mieszasz” różnymi narzędziami,
- ignorujesz wypisy i reakcje „proszę nie pisać”.
Jeśli chcesz w prosty sposób zrozumieć, jak nie wpaść do spamu, zobacz też: Dlaczego maile trafiają do spamu? oraz Spam – co to jest i jak go zablokować?.
Plan warm-up na 21–30 dni (tabela)
To harmonogram warm-up w wersji „bezpiecznej dla małej firmy”. To plan orientacyjny: widełki zależą od historii domeny, jakości listy i reakcji odbiorców.
|
| Dni/tydzień | Ile maili dziennie (widełki / przykład) | Do kogo (bezpiecznie) | Jakie maile (typ) | Cel na ten etap | Sygnał ostrzegawczy (kiedy zwolnić) |
| Dni 1–3 | 5–10 | własne skrzynki firmowe + 2–3 zaufane kontakty | krótkie „testy” + odpowiedzi | potwierdzić, że wszystko dochodzi i wygląda normalnie | odbicia twarde, spam w testach |
| Dni 4–7 | 10–15 | partnerzy/klienci, którzy wiedzą, że testujesz | normalne rozmowy: pytanie, doprecyzowanie, termin | zbudować naturalny ruch „tam i z powrotem” | rośnie liczba odbić, brak reakcji |
| Tydzień 2 | 15–25 | bezpieczne kontakty + mała partia zimnych maili (dobrze dobrana) | pierwszy zimny mail + spokojne przypomnienie (follow-up) | sprawdzić wpływ cold mailingu na dostarczalność | więcej spamu, „nie pisać”, prośby o wypis |
| Tydzień 3 | 25–40 | zimne maile do bardzo dopasowanej grupy | sekwencje 2–3 kroki, sporo odpowiedzi ręcznych | ustabilizować rytm i mierzyć sygnały jakości | spadek odpowiedzi, odbicia, problem w jednej usłudze |
| Tydzień 4 (opcjonalnie) | 40–60 | poszerzenie o kolejną, podobną grupę | sekwencje z przerwami + pytania otwarte | powolne przejście do pracującej kampanii | gwałtowny skok wolumenu, „falowanie” dostarczalności |
Mini-historia: jak zrobiłaby to firma B2B
Firma „NordTech B2B” sprzedaje usługi IT dla produkcji i chce dojść do 30–50 nowych kontaktów tygodniowo.
W tygodniu 1 piszą do 10 osób dziennie, głównie do partnerów i znajomych z branży. W tygodniu 2 dodają 5–10 zimnych maili dziennie do dobrze dobranych firm. W tygodniu 3 uruchamiają krótką sekwencję (2 przypomnienia) i reagują na sygnały: gdy w jednej domenie rośnie spam, zmniejszają wolumen zamiast dociskać.
Higiena skrzynki i reputacja nadawcy
„Reputacja nadawcy” to w praktyce: czy skrzynki ufają Twoim mailom. Na zaufanie wpływają m.in. uwierzytelnienie domeny (SPF/DKIM/DMARC), odbicia i skargi.
Dla porządku: Google w wytycznych podaje minimum dla nadawców (SPF lub DKIM), a przy większych wysyłkach wymaga też DMARC i zwraca uwagę na zgodność domeny w polu „From” z domeną używaną w SPF/DKIM (żeby dało się to sensownie zweryfikować). Microsoft dla dużych nadawców kieruje się w podobną stronę (SPF, DKIM, DMARC jako wymagane minimum).
Jeśli wysyłasz masowo (np. 5 000+ maili dziennie do Gmaila), wchodzą dodatkowe wymagania: SPF + DKIM + DMARC oraz łatwe wypisanie się z wiadomości marketingowych („one‑click unsubscribe”, czyli wypis jednym kliknięciem).[1][2] W takich scenariuszach Google rekomenduje trzymać poziom zgłoszeń spamu poniżej 0,1% i nie dopuścić do 0,3% lub więcej.[2] To nie są cele dla warm-upu (tu i tak startujesz dużo niżej), ale pokazują kierunek: liczy się jakość, nie liczba.
Checklista higieny skrzynki
- Ustaw SPF, DKIM i DMARC dla domeny i pilnuj aktualności rekordów.[1][5]
- Wysyłaj z prawdziwego adresu, na który można odpisać (to poprawia jakość rozmów).
- Trzymaj stały rytm wysyłki (bez dużych skoków).
- Testuj na kilku własnych skrzynkach (różne usługi) przed większą wysyłką.
- Usuwaj odbicia twarde od razu; nie próbuj wysyłać ponownie „w nieskończoność”.
- Czyść listę: zostawiaj tylko adresy, które mają sens dla Twojej oferty.
- Unikaj wysyłki do roli typu info@/kontakt@, jeśli to nie jest świadomy wybór.
- Odpowiadaj szybko na odpowiedzi (najlepiej tego samego dnia).
- Dawaj prostą możliwość rezygnacji z kontaktu. Przy większych wysyłkach marketingowych w Gmailu wymagane jest też „wypisanie jednym kliknięciem”.[1][2]
- Na starcie ogranicz linki i nie dawaj ciężkich załączników.
- Pisz prosto: bez „Re:” udających odpowiedź i bez krzykliwych obietnic.
- Rozgrzewaj każdą skrzynkę osobno (nie zakładaj, że „jedna pociągnie resztę”).
Jeśli stoisz przed wyborem platformy do wysyłki, przyda się: Systemy mailingowe - czym są i jakie wybrać?.
Co sprawdzać po wysyłce
Patrz na cztery rzeczy: odpowiedzi, odbicia, sygnały „to spam” oraz wyniki testów (gdzie ląduje mail u zaufanych osób). Jeśli problem pojawia się tylko w jednej usłudze, nie zwiększaj wolumenu — najpierw stabilizuj.
Błędy, które psują warm-up
Format: objaw → co to zwykle znaczy → co zrobić teraz.
- Maile wpadają do spamu u zaufanych osób → domena/skrzynka bez historii albo problem z SPF/DKIM/DMARC → sprawdź ustawienia, wróć do małego wolumenu na kilka dni.
- Dużo odbić twardych → lista jest zła lub nieaktualna → zatrzymaj cold, oczyść bazę.
- Brak odpowiedzi przez tydzień → lista/treść nie pasuje albo maile idą nierówno → skróć mail, dopasuj grupę, sprawdź folder spam.
- Odpowiedzi „proszę nie pisać” → za szeroka grupa lub zbyt agresywny ton → zawęź segment i daj jasną rezygnację.
- Nagły skok wysyłki po przerwie → filtry widzą „anomalię” → wróć do stałego rytmu, bez nadrabiania.
- Ten sam tekst do wszystkich → wygląda jak masówka → dodaj minimum kontekstu (dlaczego do tej osoby).
- Za dużo linków/śledzenia → podejrzenie maila marketingowego → uprość, link tylko jeśli naprawdę potrzebny.
- Skracacze linków → częściej kojarzą się ze spamem → używaj normalnej, firmowej domeny.
- Nie obsługujesz wypisów → rosną skargi → wypis = koniec kontaktu, bez dyskusji.
- Zmieniasz nadawcę co kilka dni → brak spójności → trzymaj 1–2 stałe skrzynki.
- Wysyłasz z domeny bez strony i bez podpisu → mniej zaufania → postaw prostą stronę i spójny podpis.
- Łączysz cold mailing z newsletterem na tej samej skrzynce → mieszają się sygnały → rozdziel ruch (sprzedaż osobno).
Więcej o sensownym podejściu do cold mailingu: Cold mailing – co to takiego i czy warto stosować?.
Co dalej po warm-up (skalowanie)
- Gdy przez tydzień widzisz stabilność (mało odbić, normalne odpowiedzi, brak nagłych spamów), możesz skalować.
- Zwiększaj wolumen małymi krokami, nie skokiem.
- Trzymaj jakość listy: mniej kontaktów, ale lepiej dopasowanych.
- Segmentuj kampanie (branże, role, problemy) i dopasuj tekst.
- Pilnuj sekwencji: 2–3 kroki zwykle wystarczą.
- Co kilka dni przeglądaj odbicia i usuń problematyczne segmenty.
- Jeśli rośnie spam albo odbicia — wróć do poprzedniego poziomu i popraw listę + treść.
Łącz rozgrzewanie z resztą procesu: lista, oferta, wiadomość, przypomnienia.
Porównanie kanałów znajdziesz tu: LinkedIn vs Cold mailing — który kanał wybrać, aby prowadzić skuteczne i bezpieczne kampanie email dla sektora B2B. A podstawy „krok po kroku” tu: Mailing - co to jest i jak to zrobić?.
Co robić, gdy nagle rośnie spam albo odbicia
- Zatrzymaj nowe wysyłki na 24–48 h, zostaw tylko odpowiedzi w istniejących wątkach.
- Usuń segment, który daje najwięcej odbić lub negatywnych reakcji.
- Uprość mail (mniej linków, prosty temat) i wróć do mniejszego wolumenu.
- Dopiero potem testuj ponowne zwiększanie.
FAQ - Email Warm-Up
Czy warm-up jest konieczny?
Nie zawsze, ale przy nowej domenie lub nowej skrzynce bardzo zmniejsza ryzyko problemów na starcie.
Ile to trwa?
Najczęściej 3–4 tygodnie, bo tyle zwykle potrzeba, żeby zbudować spokojną historię wysyłki.
Czy da się rozgrzać starą domenę po przerwie?
Tak. Traktuj powrót jak nowy start: mało maili, dużo bezpiecznych rozmów, powolne zwiększanie.
Co jeśli wpada do spamu mimo rozgrzewania?
Najczęściej winne są podstawy (SPF/DKIM/DMARC), lista (złe adresy) albo treść (zbyt reklamowa). Zmniejsz wolumen i popraw te trzy rzeczy w tej kolejności.
Czy warm-up pomaga w cold email?
Tak, bo chroni przed tym, żeby pierwsze dni kampanii od razu zbudowały złą historię.
Czy warto używać automatycznych narzędzi do warm-up?
Ostrożnie. Część metod może tworzyć sztuczne sygnały i nie jest dobrze widziana. Bezpieczniejsza jest praca na realnych rozmowach.
Ile maili dziennie jest bezpieczne?
Nie ma jednej liczby dla wszystkich. Dostawcy mają własne progi „masowej wysyłki” (np. dodatkowe wymagania przy ok. 5 000+ maili dziennie), ale to nie jest przepis na warm-up.[1][4] Trzymaj się planu orientacyjnego i reaguj na sygnały jakości.
Czy mogę skalować szybciej, jeśli wszystko wygląda dobrze?
Możesz, ale rób to krokami i mierz efekty. Jedno zbyt duże przyspieszenie potrafi cofnąć Cię o tygodnie.
Chcesz ułożyć całość od zera? Wróć do: Cold email B2B od zera: deliverability, sekwencje i metryki (przewodnik).
