Nawet jeśli wyjeżdżasz na krótkoterminowy urlop lub jesteś chwilowo chory, warto ustawić automatyczną sekretarkę. W ten sposób dasz znać odbiorcy, kiedy najszybciej może się z Tobą skontaktować. Po drugie, nie musisz się martwić, że e-mail pozostanie bez odpowiedzi lub trafi do spamu i nie dostaniesz odpowiedzi. Możesz również zamieścić swoje dane kontaktowe na wypadek, gdybyś był niedostępny, lub swój numer telefonu w razie nagłego wypadku.
Jak widać, jest wiele powodów, dla których warto pomyśleć o automatycznych responderach. To opłacalny sposób na zapewnienie spokoju ducha. Osoby chcące się z Tobą skontaktować nie będą musiały się domyślać, co się u Ciebie dzieje.
Co to jest autoresponder?
Autoresponder to funkcja, która działa w wiadomościach e-mail, aby automatycznie odpowiadać na przychodzące wiadomości. Po otrzymaniu wiadomości e-mail system odpowiada nadawcy pewną przygotowaną wcześniej treścią. Autorespondery wysyłają automatyczną wiadomość zaraz po otrzymaniu maila. Może pracować według określonych zasad, na przykład przez określony czas. Mechanizm auto-responder nazywany jest również asystentem powiadamiania o nieobecności, ponieważ najczęściej wykorzystywany jest właśnie wtedy, gdy e-mail jest niedostępny. W dzisiejszych czasach oferuje ona szereg korzyści, które mogą wpłynąć na utrzymanie klienta i budowanie relacji.
Ustawienie autorespondera i połączenie go z dobrze przygotowaną wiadomością może m.in.
- Powiadomić nadawcę, że wiadomość została odebrana lub przekazana do określonej osoby, przedstawić wstępną ofertę lub przekazać inną określoną treść.
- Przekazać informację o nieobecności lub o możliwości nieotrzymania odpowiedzi w określonym czasie.
Autoresponder wysyła wiadomość e-mail w odpowiedzi na zapytanie klienta, zapewniając natychmiastowy dostęp do ważnych informacji. Funkcjonalność ta może być również wdrożona przez samego klienta, bez użycia dodatkowych narzędzi. Udostępniając skrzynkę pocztową z adresami Kontakt@, Reklamacja@ i Oferta@, można spersonalizować odpowiedź autorespondera o odpowiednią treść. Dzięki temu odpowiedź będzie zawierała informacje o możliwości kontaktu z klientem, czasie reakcji oraz dostępnych środkach komunikacji. Odpowiedź z poniższego adresu wskaże użytkownikowi procedurę składania reklamacji, a zapytanie o ofertę przyjmie formę pierwszej próby marketingu naszych usług. Warto zaznaczyć, że taki automatyczny mailing jest wysyłany do każdej wiadomości, która wpadnie na naszą skrzynkę. System nie będzie odróżniał, czy jest to email biznesowy, czy może zwykły mailing reklamowy, chyba, że w filtrach naszego systemu mailingowego ustawimy inaczej. Sposób konfiguracji powyższych autoresponderów może się różnić w zależności od dostawcy serwera pocztowego oraz oprogramowania pocztowego, w którym autoresponder jest włączony.
Autorespondery to coś więcej niż narzędzie do powiadamiania o nieobecności, a terminy "autoresponder" i "powiadamiacz o nieobecności" można spotkać w Internecie zamiennie. W zależności od poziomu zaawansowania, autorespondery mogą tworzyć cykle, co oznacza, że mogą wysyłać określone typy wiadomości w określonym czasie w zaplanowanej kolejności. Obsługuje również zapisy na newsletter, zgłaszanie sugestii i reklamę. Idealnie nadaje się do przekierowania użytkowników do nowych treści, stron internetowych lub ofert. Przecież jeśli jesteś nieobecny lub przełączasz pierwszy kontakt na autoresponder, nie oznacza to, że nie potrafisz utrzymać zainteresowania użytkownika. Równie dobrze za autoresponder możesz wykorzystać szablon maila sprzedażowego. W ten sposób użytkownik od razu dostaje wartościową odpowiedź zwrotną i może uzupełnić ewentualne brakujące informacje.
Mechanizm autorespondera jest również wykorzystywany w ogólnym email marketingu. jako narzędzie do realizacji wysyłania określonych maili w odpowiedzi na działania klienta. Przykładowo, sklep internetowy może automatycznie wysyłać dodatkowe wiadomości o postępie realizacji zamówienia lub dodatkowe oferty produktów po potwierdzeniu zamówienia.
Jak napisać autoresponder?
E-mail powiadamiający o nieobecności to automatyczna odpowiedź (aktywowana przez narzędzie autoresponder) wysyłana do nadawcy wiadomości w postaci tekstu zawierającego wybrane przez klienta informacje. Automatyczna nieodebrana odpowiedź może np. informować nadawcę (osobę kontaktową), że odpowiedź potrwa dłużej niż zwykle.
Powiadomienie o nieobecności musi zawierać następujące informacje:
- Okres nieobecności
- Kiedy odpowiadać na wiadomości e-mail
- (Opcjonalnie) Co się stało z wiadomością (np. czy została przekazana innej osobie)
W razie potrzeby autoodpowiedź powinna zawierać powód nieobecności. Zauważ, że w tym momencie nadawca może czekać na okazję do kontaktu z Tobą. Ta opcja powinna być uwzględniona, jeśli może być potrzebna do pracy. Dlatego dobrą praktyką jest wskazanie możliwości kontaktu z Tobą, z zaznaczeniem, że należy się z Tobą kontaktować w ostateczności, np. z powodu Twojego urlopu.
E-mail powiadamiający o nieobecności powinien być zatem adekwatny do okoliczności. Niektóre informacje mogą mieć charakter czysto formalny, inne zaś mogą zawierać element osobisty. W tym miejscu różni nadawcy będą inaczej postrzegać zwróconą wiadomość. Dlatego też zawiadomienia o nieobecności nie powinny zawierać wiadomości osobistych. Jeśli adres e-mail jest używany dla konkretnego kontaktu, treść autoodpowiedzi może być dostosowana do konkretnego odbiorcy.
Jakie elementy powinno zawierać idealne zawiadomienie o nieobecności?
- Nagłówek wiadomości: nagłówek to pierwsza informacja, którą zobaczy odbiorca wiadomości. Zazwyczaj wystarczy napisać wiadomość w następujący sposób: "….. Auto-reply: outgoing". Dzięki temu wszyscy dowiedzą się o Twojej nieobecności, gdy tylko otrzymają autoresponder.
- Powitanie: rozpocznij wiadomość o nieobecności od powitania. Możesz również podziękować rozmówcy za wiadomość. Można też łączyć te elementy.
- Osiągalność: w drugiej linijce tekstu powinny znaleźć się najważniejsze informacje: czas, w którym nie można się z Tobą skontaktować oraz powód Twojej nieobecności (opcjonalnie lub bez szczegółów). W przypadku nieobecności nieokreślonej należy podać jedynie powód nieobecności. Pamiętaj, że cenniejszą informacją dla nadawcy jest ta, kiedy można się z Tobą skontaktować i kiedy Twoje maile można przeczytać. Taka informacja zrobi dużo lepsze wrażenie niż ogólnikowe informacje o powrocie do pracy.
- Nie przekazuj dalej: Jeśli nie chcesz, aby Twój mail został przekazany lub obejrzany przez kolegów, ważne może być podzielenie się tą informacją. W zależności od Twojej bazy klientów, przydatne może być podanie powodów lub wyrażenie żalu.
- Polecenie: Jeśli reprezentujesz kolegę, możesz skierować kontakt na adres e-mail i/lub numer telefonu tego kolegi. Możesz odsiać mniej ważne sprawy, prosząc ich o korzystanie z tej opcji tylko w pilnych przypadkach.
- Zakończenie: możesz dodać krótkie zakończenie wiadomości. Często można ją całkowicie pominąć.
Jak ustawić autoresponder?
Każdy system mailingowy ma inny sposób włączenia autorespondera. Najprościej jest zobaczyć w ogólnych opcjach Twojego konta mailowego lub programu pocztowego, z którego korzystasz. Powinieneś mieć zarówno możliwość ustawienia tekstu odpowiedzi, konta, dla którego autoresponder ma działać oraz czasu przez który, bądź w których godzinach mają być wysyłane automatyczne odpowiedzi. Pamiętaj, że nawet jak otrzymasz wiadomość z generatora maili, to i tak autoresponder na nią odpowie.
Wyłączanie autorespondera
Wyłączenie autorespondera jest bardzo analogiczne do jego włączenia. Prawdopodobnie w miejscu, gdzie go włączyłeś będziesz miał guzik do jego wyłączenia lub dezaktywowania. Tutaj również każdy system pocztowy ma inne ustawienia.
