Komunikacja mailowa jest bardzo popularna. Wiele osób preferuje napisanie maila nad kontakt telefoniczny. Warto jednak wiedzieć w jaki sposób poprawnie komunikować się mailowo, zwłaszcza gdy mówimy o kontakcie biznesowym.
Jak napisać email biznesowy?
Mimo że maile biznesowe wydają się czymś bardzo oczywistym, to warto znać dobre praktyki przy kontakcie mailowym z drugą firmą. Z jednej strony może się wydawać, że napisanie maila biznesowego nie jest czymś trudnym. Zobaczysz jednak, że jest sporo elementów na które warto zwrócić uwagę. Sprawdź jakie są zasady konstrukcji e-maila biznesowego.
Zastanów się co chcesz napisać
Bardzo ważny element. Zanim napiszesz chociaż jedno słowo, to przemyśl dokładnie swojego maila. Jaki ma mieć cel, w jakim nastroju ma być napisany, co ma wywołać u drugiej osoby. W przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej mail powinien być dużo bardziej przemyślany. O ile na odbiór słów drugiej osoby mamy tylko chwilę, to do wiadomości nasz adresat może wracać wiele razy. To powoduje, że częściej mogą wystąpić błędy w komunikacji, bo nie masz możliwości na sprostowanie w zależności od reakcji odbiorcy. Dobrym pomysłem może być też wypisanie sobie na kartce najważniejszych aspektów, czy przemyśleń, które w tym miejscu się pojawią.
Zacznij od najważniejszych rzeczy
Bardzo ważne zwłaszcza przy długich wiadomościach. Na samym początku zaznacz co potrzebujesz. Pamiętaj, że ludzki mózg pamięta tylko początek i koniec. To, co pośrodku często potrafi być zapominane. Jeśli na początku nie zawrzesz najważniejszych rzeczy, to być może do końca Twój odbiorca nie dotrwa i nie dowie się, o co Tobie właściwie chodziło w mailu.
Stosuj wyróżnienia
Pamiętaj o tym, że pisanie maila nie powinno różnić się czytelnością od innych tekstów. Praktycznie wszystkie programy mailowe mają możliwość pogrubienia, podkreślenia, punktorów, numeracji, zdjęć, załączników. Email marketing to idealny przykład. Jeśli dostałbyś wiadomość reklamową złożoną z samego tekstu, to przyznasz, że nie byłaby to zbyt atrakcyjna forma reklamy. Dokładnie tak samo jest w standardowej wiadomości. Pogrubienie ważnego tekstu od razu przykuje wzrok odbiorcy, a Tobie ułatwi wysłanie poprawnego przekazu.
Bądź zwięzły
Nikt nie lubi lania wody. Konkrety to coś, co wyróżnia dobre maila. Oczywiście można do nich dorobić historię, ale pamiętaj o odpowiedniej równowadze. Im krótsze będą Twoje zdania, tym lepiej zostaną zapamiętane. Zdania rozwlekane na kilkanaście słów powodują, że możemy zapomnieć już co było na początku danego zdania i gubimy się w kontekście. Pamiętaj, że nie każdy ma czas i chęci, aby kilka razy czytać Twojego maila, bo jest napisany w sposób mało zrozumiały.
Używaj zrozumiałego języka
Oczywiście nie chodzi nam o to, że masz pisać tylko proste zdania i używać podstawowych słów. Bardziej mówimy o używaniu specjalistycznych zwrotów. Jeśli masz pewność, że druga strona na pewno je zrozumie, to nie ma problemu. Jeśli jednak nie jesteś tego pewny, to możesz zamienić je na coś bardziej zrozumiałego lub napisać do nich krótkie wyjaśnienie. Czasami używanie fachowego słownictwa jest konieczne, bo np. takie zamówienie idzie dalej do realizacji i po prostu dane zwroty muszą się pojawić, aby zamówienie było dobrze wykonane. Właśnie w takich momentach obok branżowego zwrotu dopisz jedno zdanie wyjaśniające. Dodatkowo nigdy nie wiesz, czy Twój odbiorca jest jedyną osobą, która dany mail zobaczy. Często możemy spotkać się z sytuacjami, że Twój mail trafi dalej do szefa, który również nie zna danego zwrotu, przez co będzie zmuszony się o niego dopytać, co jeszcze bardziej może wydłużyć proces decyzyjny.
Nanoś poprawki
Mailing nigdy nie powinien zostać wysłany od razu po napisaniu. Sprawdzenie całego tekstu, to wręcz obowiązek. Może zdarzyć się sytuacja, że dane zdanie jest mało zrozumiałe, przecinek postawiony jest w złym miejscu, lub coś Ci po prostu nie gra. To nic złego. Właśnie w tym celu jest sprawdzenie wiadomości. Gdy masz tylko jedną próbę kontaktu np. wysyłając cold mailing, to poprawność całego maila jest wręcz konieczna. Wystarczy jeden błąd ortograficzny, aby Twój rozmówca potraktował Ciebie niepoważnie i po prostu Ci nie odpisał.
Ponownie zweryfikuj tytuł maila biznesowego
Gdy masz już napisany i sprawdzony tekst, to będzie to idealny moment na sprawdzenie jak Twój tytuł współgra do całej reszty wiadomości. Czy jest on spójny z tekstem i opisuje Twoją wiadomość. Pamiętaj, że tytuł to bardzo ważny element, bo wpływa on np. na to, czy Twoja wiadomość wpadnie do spamu, czy też nie.
Stale doskonal swój warsztat
Nawet jeśli teraz Twoje maile nie wyglądają tak jak byś tego chciał, to nic straconego. Zdobywaj nowe umiejętności w pisaniu i spraw, by Twoje kolejne maile były coraz lepsze. Dobre pisanie maila biznesowego to umiejętność taka sama jak gra na gitarze. Trzeba się jej najpierw nauczyć, a potem ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć. Pamiętaj, że im lepiej będziesz pisać maile, tym więcej możesz zdobyć klientów.
Znamy już ogólne założenia jak pisać maile biznesowe, to teraz zobaczmy, jak powinien wyglądać początek i koniec takich wiadomości.
Jak zacząć maila biznesowego?
Mamy kilka możliwości jak rozpocząć maila biznesowego. Powitanie należy powiązać z tym, jak dużo wiemy o drugiej stronie. Jeśli do znalezienia adresu służy nam bezpłatna wyszukiwarka osób lub sam mail ma w sobie dane drugiej osoby, to możemy przyjąć, że właśnie ta osoba odczyta wiadomość. Warto zastanowić się również jak chcemy, by wyglądała nasza ewentualna dalsza komunikacja. Zwroty, które powinieneś rozważyć to:
- Szanowny Panie / Szanowna Pani, jeśli wiemy, że wiadomość trafi do konkretnej płci. Jest to dość ogólne przywitanie, które od razu tworzy pewną formalną atmosferę
- Szanowni Państwo, jeśli kierujesz przekaz do większej grupy osób lub po prostu nie wiesz kto będzie odczytywał wiadomość
- Panie Dyrektorze / Pani Profesor jest to zwrot stosowany, aby podkreślić stanowisko / stopień naukowy. Jest to swoiste docenienie i często pokazanie szacunku do drugiej osoby.
- Dzień dobry jest to bardzo bezpieczne przywitanie, które nie powoduje od razu formalnego charakteru. Od niego można przejść (w kolejnych wiadomościach) na stopę formalną lub nieformalną. Często użycie dzień dobry daje nam taką przewagę, że możemy zobaczyć w jaki sposób będzie chciała komunikować się druga strona
- Pani Ewo, Panie Piotrze, jeśli trochę lepiej znamy już drugą stronę lub chcemy wytworzyć bliski półformalny ton wiadomości to możemy zrobić połączenie Pan / Pani z imieniem naszego rozmówcy.
- Cześć, hej są to typowo nieformalne powitania. Używaj ich, jeśli dobrze znasz swojego rozmówcę i najlepiej, jeśli przeszedłeś z nim na „ty”.
- Witam to najbardziej sporne rozpoczęcie wiadomości. Nadal dużo osób je stosuje, aczkolwiek nie jest ono do końca poprawne. Witam w języku polskim oznacza przywitanie gościa (np. przychodzącego do nas do domu). To gospodarz danego miejsca powinien witać drugą stronę. Gdy obie strony chcą się pozycjonować na takim samym poziomie, to witam jest po prostu niepoprawnym rozpoczęciem wiadomości.
Jak zakończyć maila biznesowego?
Najważniejsza jest jedna zasada. Maila kończ w takiej samej formie w jakiej go zaczynałeś. Jeśli na początku użyłeś języka bardzo formalnego, to tak samo go zakończ. Tutaj pomocny będzie zwrot „Z wyrazami szacunku”. Wiele osób używa zwrotu „Pozdrawiam”, jest to dobry, ale przeznaczony do mniej oficjalnych maili zwrot. Prawda jest jednak taka, że większość osób pracujących w dużych firmach ma ustawione stopki mailowe, które podgrywają się automatycznie do każdej wiadomości. Właśnie z tego powodu ludzie dużo mniej zwracają uwagę na zakończenie niż na rozpoczęcie.
Jeśli chodzi natomiast o samego maila, to warto na końcu swojego tekstu dołączyć jedno pytanie, którego zadaniem będzie zachęcenie drugiej strony do napisania odpowiedzi. Najgorsze są bowiem maile kompletnie bez odpowiedzi. Jeśli ktoś raz nam odpisze, to oznacza, że zdobyliśmy jego uwagę i szansa na kolejną odpowiedź jest dużo większa. Właśnie w związku z tym niektórzy jako pierwszą wiadomość piszą obowiązek informacyjny. Jeśli klient odpisze na tego maila, to znaczy, że jest chętny ogólnie do odpisywania.
Mail biznesowy przykład
Dobry mail to taki który będzie dopasowany do Twojego biznesu i sprawy, którą w danym momencie potrzebujesz załatwić. Pamiętaj, że często Twój rozmówca sprawdzi Twoją firmę w Internecie, by zweryfikować jej wiarygodność. Warto wtedy zadbać, aby promocja firmy w Internecie również nie pozostawiała żadnych wątpliwości. Jeśli nie znajdzie żadnych informacji, może go to zniechęcić.
Najważniejsze zasady przykładowego maila biznesowego to:
- Przemyśl co dokładnie chcesz napisać
- Wymyślanie tematu zostaw na koniec jak już będziesz miał całą treść
- Zacznij od bezpiecznego Dzień dobry
- W pierwszych 2 zdaniach powiedz jaki jest cel maila
- Napisz zwięźle i konkretnie
- Zadaj na końcu pytanie, aby zachęcić do odpowiedzi
- Sprawdź jeszcze raz czy w wiadomości nie ma żadnych błędów
