W ostatnich latach rośnie znaczenie rozwiązań, które automatyzują pewne procesy w firmach. Już w 2019 roku kancelaria RP przytaczała statystyki, z których wynika, że liczba organizacji, które w ostatnich latach zaczęły korzystać z różnych form takiej automatyzacji, wzrosła o 270%. Na czym polega zautomatyzowane przetwarzanie danych i jakie korzyści może to przynieść firmie?
Czym jest zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych?
Automatyzacja procesu przetwarzania danych jest działaniem często wykorzystywanym i oczywiście zgodnym z prawem. Kwestie profilowania danych i ich przetwarzania są zdefiniowane i opisane w art. 4 r.o.d.o. Nie pojawia się tam jednak pojęcie przetwarzania automatycznego.
Co oznacza zautomatyzowane przetwarzanie danych? Chodzi o takie przetwarzanie, które odbywa się w sposób automatyczny – nie wymaga za każdym razem ingerencji człowieka. Z reguły wykorzystuje się do tego systemy informatyczne. Samo przetwarzanie jest operacją lub zestawem operacji na danych osobowych, przy czym w tym przypadku jest ono zautomatyzowane. Z tym pojęciem wiąże się profilowanie danych osobowych, które jest dowolną formą przetwarzania takich danych. Wykorzystuje się je do oceny niektórych czynników osoby fizycznej, np. związanych z jej wiarygodnością, zainteresowaniami czy zachowaniem. Na tej podstawie buduje się profil osobowościowy, który można wykorzystać np. do oceny danej persony. W przypadku przetwarzania zautomatyzowanego podmiot danych nie może się zwrócić do osoby, która podejmuje decyzje, gdyż robi to system.
Uwaga: podmiot danych, czyli osoba, której te dane dotyczą, musi wyrazić zgodę na ich przetwarzanie. W przeciwnym wypadku takie działanie jest wykluczone.
Ze zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych korzysta już wiele branż. To choćby marketing, ubezpieczenia, reklama czy ochrona zdrowia. Należy tutaj pamiętać o obowiązkach związanych z przetwarzaniem. Konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa tym danym. Zautomatyzowane przetwarzanie dla wielu biznesów stało się niezbędne do optymalizacji wyników prowadzonej działalności. Dzięki temu firmy mogą m.in. lepiej dostosowywać ofertę do danej grupy odbiorców, dopracowują działania reklamowe, produkty i usługi.
Zautomatyzowane przetwarzanie danych – przykłady
Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych jest wykorzystywane w różnych działalnościach. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie czasu poświęcanego przez pracowników. Co więcej, obecnie przybiera to coraz bardziej zaawansowaną postać, czego doskonałym przykładem są rekrutacje prowadzone przez boty.
Zautomatyzowane rekrutacje
Mogą one nie tylko prowadzić rozmowę kwalifikacyjną, ale również, na podstawie obliczeń, wyłonić najlepszego kandydata na dane stanowisko.
Taką rekrutację prowadzono już m.in. w Wielkiej Brytanii. Zrobiła to firma Unilever, która zajmuje się produkcją m.in. artykułów żywnościowych. Za przeprowadzony przez nią proces rekrutacji pracowników w 100 proc. odpowiadały boty. System, który wykorzystano, został opracowany na podstawie 25 tys. rozmów kwalifikacyjnych.
Jak to wyglądało w tym przypadku? Otóż kandydat, korzystając ze smartfona lub laptopa, odpowiada na pytania. Następnie jego odpowiedzi są analizowane przez bota, który zwraca uwagę na wiele elementów, takich jak język ciała, dobór słownictwa, mimika i inne kwestie, aby wybrać osobę, która spełnia oczekiwania przedsiębiorcy. Taki system umożliwia prowadzenie rekrutacji zdalnie. Aplikujący jest oceniany w skali od 1 do 100 i porównywany z wzorcowymi kandydatami.
Zastosowanie takiej automatyzacji przy zbieraniu i przetwarzaniu danych ma wiele zalet. Przede wszystkim umożliwia sprawdzenie wielu kandydatów bez konieczności angażowania do tego pracowników. To oszczędność czasu i pieniędzy. Takie rozwiązania są już stosowane w wielu firmach – zainwestował w nie m.in. PKO Bank Polski. Jest ono już wykorzystywane przez sieć hoteli Hilton czy korporację ubezpieczeniową Allstate.
Dzięki zautomatyzowaniu procesu rekrutacji eliminujemy ryzyko niewykonania niezbędnych zadań. Kiedy kolejne czynności są realizowane ręcznie, istnieje możliwość pomyłek. Mogą być popełnione błędy w komunikacji. Rekruter nie musi ręcznie wysyłać e-maila do każdego kandydata. System może również automatycznie powiadamiać wszystkich uczestników rekrutacji o jej zakończeniu i podjętej decyzji. Jak wynika z badania CareerArc, 72 proc. kandydatów, którzy mają negatywne doświadczenia z procesem rekrutacji w danej firmie, napisze o tym w sieci lub opowie kolegom. Brak informacji o zakończeniu rekrutacji jest jednym z częstych problemów, o których wspominają szukający pracy. W pewnym sensie obowiązuje tutaj reguła wzajemności. Dobrze zrealizowana rekrutacja może skutkować pozytywnymi recenzjami.
Zautomatyzowane analizowanie wniosków kredytowych/pożyczkowych
Automatyzacja jest wykorzystywana również w wielu biznesach, m.in. prowadzonych online. Stała się standardem w firmach pożyczkowych. Dzięki temu mogły one znacznie ograniczyć koszty analizowania wniosków. Obecnie w większości firm zainteresowany pożyczką podaje swoje dane osobowe, a także wprowadza inne dane, które są wymagane w formularzu. Następnie musi skorzystać z jednego z systemów weryfikacji tożsamości. Może to być np. przelew na symboliczną kwotę wysłany z konta założonego na dane wnioskującego o pożyczkę albo przez aplikacje Kontomatik czy Instantor.
Dzięki temu klient otrzymuje odpowiedź na wniosek w ciągu kilku minut. Decyzja jest podejmowana automatycznie, bez ingerencji analityka. Efektem pracy systemu jest również korespondencja seryjna – klient otrzymuje wiadomości dotyczące swojego wniosku. Dla firmy pożyczkowej to ogromna oszczędność – analizowane każdego wniosku indywidualnie wymagałoby zaangażowania wielu specjalistów. Klienci musieliby oczekiwać dłużej na jego rozpatrzenie, co zmniejszałoby szansę na to, że skorzystają z oferty. Być może w międzyczasie znaleźli inną.
Automatyzacja jest również wykorzystywana przez banki. Na podstawie analizy historii współpracy z klientem są mu proponowane przeróżne produkty. Na przykład może skorzystać z kredytu gotówkowego bez przechodzenia przez standardowe formalności. System ocenia na podstawie wpływów na jego konto i wydatków, jaką kwotę może przyznać w ramach uproszczonej procedury.
Przetwarzanie danych w marketingu
W działaniach marketingowych ogromne znaczenie ma personalizacja. Skuteczność prowadzonych kampanii zależy od wielu czynników, ale przede wszystkim od tego, czy trafiają one do odpowiednich odbiorców. Firma może zbierać dane o klientach, analizować ich zakupy i na tej podstawie przygotowywać dla nich oferty.
System może wysyłać wiadomości o promocjach dotyczących produktów, które prawdopodobnie interesują daną osobę. Może wysłać e-mail biznesowy do konkretnej grupy odbiorców – nie musi tego pilnować specjalista. Wiadomości mogą automatycznie trafiać do wielu osób. Zarządzający systemem może łatwo odnaleźć informacje o klientach. Pomaga mu w tym nie zewnętrzna, bezpłatna wyszukiwarka osób, tylko moduł, który ma do dyspozycji np. w panelu administracyjnym.
W przypadku sklepów WWW standardem jest przesyłanie klientom informacji o kolejnych etapach realizacji zamówienia. Dzięki temu nie dochodzi do sytuacji, w których wiadomości nie docierają do odbiorcy, bo pracownik zapomniał o ich wysłaniu.
