Technologia cały czas idzie do przodu i rzeczy, które dawniej zajmowały naprawdę dużo czasu, teraz można robić za pomocą kilku kliknięć. Znacząco poprawia to efektywność i przede wszystkim tempo naszej pracy. Tworząc reklamy w Google Ads nikt z nas nie liczy ręcznie ile kosztuje dana reklama, tylko patrzymy na CPM, tak samo wysyłając dużą ilość podobnych wiadomości nie ma sensu pisać każdej z nich osobno. Pomocnym rozwiązaniem tutaj jest mechanizm korespondencji seryjnej, który wielu z nas wykorzystuje w codziennej pracy. W tym artykule przybliżymy jakie są reguły korespondencji seryjnej.
Co to jest korespondencja seryjna?
Jeśli chcesz wysłać bardzo podobną wiadomość do wielu osób, np. zapraszającą na jakieś wydarzenie, to możesz oczywiście stworzyć dla każdego osobną wiadomość. Dużo prościej byłoby jednak stworzyć pewien szablon takiej wiadomości i w konkretne miejsca wstawiać jedynie dane personalne każdej z osób. Tym właśnie w dużym uproszczeniu jest korespondencja seryjna. Jest to mechanizm pozwalający na masowe stworzenie (i później wysyłkę) takiej personalizowanej wiadomości. Oczywiście to jak bardzo będziesz chciał spersonalizować wiadomość, zależy tylko od Ciebie. Nie mówimy, że możesz wprowadzić tylko imię i nazwisko jako zmienną. Masz pełną dowolność.
Korespondencja seryjna przykłady
Korespondencja seryjna jest często stosowana, w celach sprzedażowych. Jeśli do bazy wpadnie Ci nowy lead, to oczywiście wyślesz do niego powitalnego maila. Zastanów się jednak co by było, gdybyś w jednym momencie dostał 100 nowych kontaktów. Przecież pisanie 100 takich samych powitalnych wiadomości będzie bez sensu. Niektórzy zdecydują się na wysłanie jednej wiadomości i wpisanie do niej stu odbiorców. Nie pozwoli to jednak na jakąkolwiek personalizację, a co za tym idzie współczynnik CTR tego maila będzie bardzo mały. To idealny przykład korespondencji seryjnej i jej zastosowania w codziennym dniu pracy.
Wyobraź sobie, że organizujesz w firmie szkolenie kilkudniowe dla pracowników z całej polski. 60 oddziałów, każdy liczący 3 osoby. Prezes poprosił, aby każdego dnia zrobić 5 sesji szkoleniowych. W jednej sesji mogą uczestniczą jednocześnie 4 oddziały. Ilość konfiguracji jest na tyle duża, że wysyłając oddzielnie maile można się łatwo pomylić. Przecież do każdego oddziału trzeba wysłać wiadomości do 3 pracowników. Każdy oddział ma zarezerwowany inny dzień i inną godzinę. Zmiennych jest dużo, a kopiując i wklejając maile jakiś nieświadomy błąd gwarantowany. Dzięki korespondencji seryjnej wszystko najpierw rozpiszesz np. w exelu, a potem te dane się automatycznie podstawią do Twoich maili. Co więcej, wyślesz je jednym kliknięciem. Pamiętaj, żeby w ramach sprawdzenia / ćwiczenia korespondencja seryjna najpierw została wysłana tylko do Ciebie. Zobaczysz w ten sposób, czy wszystkie zmienne prawidłowo się podstawiają.
Pamiętaj, że warto w każdym mailu umieścić CTA, czy to w formie guzika, czy tekstu, aby przekaz Twojego maila był silniejszy i zachęcał, a nawet skłaniał do interakcji.
Jak tworzyć korespondencję seryjną?
Powiemy Wam jak tworzyć korespondencję seryjną krok po kroku. Sposób oczywiście będzie się różnił w zależności od tego z jakiego programu chcecie korzystać i jaką funkcję spełniać. Możesz tworzyć ją w Wordzie, Excelu, czy programie pocztowym. Obecnie większość z nas korzysta z maila, dlatego właśnie ten przykład pokażemy. Pamiętaj, że może się on różnić w zależności od stosowanego przez Ciebie narzędzia
Jak zrobić korespondencję seryjną?
Najlepiej zacząć od stworzenia szablonu maila. Pisz go tak jak każdego innego, ale zostaw np. … w miejscach, które zawierają zmienną. Możesz pomyśleć o tym, by mail był w formie bezosobowej, w ten sposób unikniesz dużej liczby zmiennych w zależności czy piszesz do mężczyzny, czy do kobiety. Alternatywą jest stworzenie dwóch korespondencji, jedna w wersji męskiej, a druga damskiej.
Jak stworzyć listę do korespondencji seryjnej?
Twoja lista, czyli baza danych jest podzielona na kolumny. Pierwsza linijka kolumny to w większości przypadków nazwa określająca zmienną (będziesz ją później wstawiać do maila, więc musi być unikatowa). Takie zmienne to np. adres mailowy, data, imię, nazwisko, kod rabatowy itp. Ilość kolumn jest dowolna. Pamiętaj by w wierszach uzupełnić wszystkie pola, bo inaczej finalny mail będzie źle wyglądał u odbiorcy.
Jak wstawić pola do korespondencji seryjnej?
W naszym przypadku zmienną wstawia się w znakach {{}}. Jeśli Twoją zmienną jest imię (a kolumna będzie się nazywać „name”), to Twoja zmienna będzie wyglądać w ten sposób – Szanowny Panie {{name}}. Pod zmienną będą wstawiały się kolejne imiona.
Jak dodać załącznik do korespondencji seryjnej?
W naszym przypadku wystarczy dodać załącznik do pierwotnej wiadomości mailowej, a każdy odbiorca ten załącznik otrzyma.
Jak wysłać korespondencję seryjną?
Metody są różne w zależności od narzędzia. W naszym przykładzie po prostu klikamy wyślij maila i on automatycznie pobiera wszystkie zmienne. Pamiętaj, że takie wysyłanie może chwilę potrwać.
Kiedy warto zastosować korespondencję seryjną?
Zastosowań korespondencji seryjnej jest sporo. Najoczywistsze to takie, kiedy musisz wysłać dużo powtarzalnych maili do wielu adresów. Prawda jest jednak taka, że ogranicza Cię tylko Twoja wyobraźnia. Możesz stosować korespondencję seryjną przy pozyskiwaniu nowych klientów, do obsługi obecnych, organizując akcje promocyjne i w wielu innych sytuacjach. Korespondencja seryjna to bardzo przydatne narzędzie, a przede wszystkim pozwala na pełną personalizację, a to w dzisiejszych czasach jest najważniejsze, bo każdy z nas lubi przekaz skierowany właśnie do niego.
