Dane dotyczące sprzedaży osiąganej przez firmę są jednymi z kluczowych dla przedsiębiorstwa. Wskazują one na kondycję finansową, zainteresowanie ofertą. To również dane, które pozwalają analizować, czy firma realizuje zakładane cele, jest rentowna. Na podstawie tych informacji powinny być podejmowane decyzje m.in. dotyczące prowadzonych działań marketingowych czy nawet zatrudnianych specjalistów. Jak powinno wyglądać raportowanie wyników sprzedaży?
Jak powinien wyglądać raport sprzedaży?
Raport sprzedaży w każdym podmiocie może wyglądać inaczej. Zazwyczaj obejmuje wybrane z takich danych jak przegląd celów sprzedażowych i informację, czy zostały zrealizowane. Kolejnym elementem są przychody i wydatki za dany okres, a także prognoza wpływów na najbliższy miesiąc, kwartał, pół roku czy rok. Dane w raporcie sprzedażowym należy dopasować do potrzeb organizacji lub prowadzonych analiz, aby móc porównywać poszczególne okresy lub analizować realizację zakładanych celów. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie sprzedażą lub konkretny specjalista wytypowany do tworzenia raportów powinny to robić w opracowany wcześniej sposób. Dane w poszczególnych podsumowaniach należy zebrać tak, aby łatwo można było porównać wyniki osiągane w analizowanych okresach. Raporty sprzedaży nie są tylko dodatkowym obowiązkiem, osób które są odpowiedzialne za etapy sprzedaży, ale przede wszystkim to cenne dane dla przedsiębiorstwa.
Raporty sprzedażowe zapewniają dane potrzebne do świadomego podejmowania decyzji biznesowych. Dają one obraz sytuacji na każdym etapie procesu sprzedaży. Szczegółowe statystyki dotyczące każdego z tych etapów pomagają wytypować obszary, na których warto się skupić i które należy poprawić. Zapewnienie handlowcom takich danych jest ważnym krokiem, który ma wpływ na realizowanie celów.
Raportowanie sprzedaży przynosi odpowiedzi na wiele pytań, takich jak:
- Które zastosowane techniki sprzedaży przyniosły najlepsze wyniki?
- Jakie strategie marketingowe okazały się najskuteczniejsze?
- Czy przedstawiciele handlowi realizują założone plany?
- Na jakim obszarze terytorialnym firma osiąga najlepsze wyniki sprzedażowe?
Ponadto raportowanie ułatwia ustalenie słabych stron firmy.
Jak przygotować raport sprzedażowy?
Raport ze sprzedaży powinien być estetyczny, ale nie to jest w nim najważniejsze. Kluczowe znaczenie ma jasne i skuteczne przekazanie danych. Zaprezentowane liczby i informacje muszą być łatwe do zrozumienia. Ponadto należy brać pod uwagę, do kogo kierowany jest ten raport. Innych informacji może potrzebować przedstawiciel handlowy, a innych kierownik działu czy dyrektor. Czy raport zawiera te dane, które są oczekiwane przez odbiorcę? Jeśli jest on przygotowywany dla szefa, to warto skupić się wyłącznie na kluczowych informacjach, zaprezentowanych w atrakcyjny sposób. Kierownik działu może już potrzebować bardziej szczegółowych danych – np. dotyczących krótszych okresów, realizowanych w tym czasie działań marketingowych, poniesionych wydatków.
Zanim raport trafi do odbiorcy, to należy zweryfikować, czy wykorzystane dane są poprawne. Popełnienie choćby jednego błędu może spowodować, że przekazane liczby nie są zgodne z prawdą i mogą prowadzić do niesłusznych wniosków. Należy zweryfikować poprawność metryk – czy użyto odpowiednich? Wnioski płynące z raportu, który zawiera błędy, mogą prowadzić do kosztownych decyzji, które nie przyniosą realizacji celów.
Czy trzeba robić raport miesięczny, jeśli nie było sprzedaży?
Raport sprzedażowy to nie tylko informacje o wysokości przychodu. Jeśli firma nie ma żadnych zamówień, to przynosi stratę. Z raportu można się dowiedzieć, ile wydatków temu towarzyszyło. Brak jakiejkolwiek sprzedaży wymaga przeanalizowania, jakie działania były podjęte, aby osiągnąć przychód. Dlaczego okazały się nieskuteczne?
Czy zatem trzeba robić raport miesięczny, jeśli nie było sprzedaży? Zdecydowanie tak. Należy przeanalizować, czy na tym etapie po prostu tak miało być, gdyż firma zajmuje się innymi działaniami, nie zajmowała się marketingiem, czy jednak coś poszło źle. Być może nie podjęto kroków, które miały zwiększyć rozpoznawalność podmiotu i tym samym szanse na osiągnięcie jakiejkolwiek sprzedaży. Być może lejek sprzedażowy, tzn. proces zakupowy, przez który przeprowadzane są leady, nie jest jeszcze dopracowany. Czy w ogóle udało się osiągnąć jakiekolwiek zainteresowanie? Czy pozyskano jakiekolwiek leady sprzedażowe?
Jak ułatwić sobie tworzenie raportów sprzedażowych?
Utworzenie pierwszego takiego raportu może przysporzyć wiele problemów, szczególnie jeśli nigdy nie mieliśmy z tym do czynienia. Oto, jak ułatwić sobie działania:
- Mając zebrane dane, warto skorzystać z narzędzi, które automatycznie na tej podstawie generują raport. Poza tym dobrze jest korzystać z arkusza kalkulacyjnego, który po ewentualnych zmianach danych będzie automatycznie przeliczać wyniki.
- Jasne podsumowanie – wnioski płynące z raportu są kluczowe. Warto opisać je tak, aby były oczywiste i z ich zrozumieniem nie było żadnych problemów.
- Rozbicie prezentacji na części – nie trzeba prezentować wszystkiego na jednym slajdzie. Umieszczenie danych na wielu umożliwi łatwiejsze porównanie i zrozumienie tych liczb.
- Informacje, którymi trzeba się podzielić – chodzi o zauważone mocne i słabe strony, spostrzeżone wyzwania, które stoją przed firmą w związku ze sprzedażą.
Z czasem tworzenie raportów staje się łatwe. Mamy świadomość, które dane są w nich niezbędne, czego oczekują przełożeni. Tworząc je, przyczyniamy się do osiągania sukcesu przez firmę.
