Wiadomościami mailowymi wymieniamy się praktycznie codziennie. Wysyłamy je do rodziny, znajomych, ale także do naszych klientów. Często sądzimy, że napisanie maila to przecież nic trudnego. Z jednej strony jest to prawda, ale z drugiej jednak są pewne detale, które mogą sprawić, że nasza wiadomość będzie wyglądała bardziej estetycznie, a my w oczach klientów wyjdziemy na jeszcze większych profesjonalistów. Może to skutkować tym, że nam bardziej zaufają i zdecydują się szybciej podjąć z nami współpracę. Jedną z takich rzeczy jest profesjonalny podpis naszej wiadomości mailowej. To właśnie o tym będzie dzisiejszy wpis.
Jak dodać podpis w outlook?
Nie da się ukryć, że brak podpisu w outlook, to częsty problem osób, które z tym programem spotykają się pierwszy raz. Obecnie używa się coraz większej liczby różnych programów i aplikacji do obsługi adresu mailowego, w każdym podpis ustawia się trochę inaczej. Właśnie dlatego niektórzy mogą mieć problem z tym, jak zrobić podpis w outlook. Na szczęście przychodzimy z pomocą.
Tworzenie podpisu w outlook jest czynnością prostą i nie powinna zająć Ci więcej niż kilka minut.
- Otwórz nową pustą wiadomość email
- W górnym pasku „Wiadomości” kliknij na „Podpis”
- Kliknij „Nowy podpis”, a następnie nadaj nazwę dla tego podpisu (jest to przydatne jak chcesz utworzyć więcej niż jeden pod podpis)
- W polu „Edytuj podpis” wpisz wszystkie niezbędne informacje jakie chcesz umieścić w stopce
Edytowanie podpisu outlook
Skoro już wiesz, jak wygląda wstawianie podpisu w outlook, to teraz zobaczmy w jaki sposób go edytować np. jak chcesz zmienić dane w nim zawarte.
Okazuje się, że jest to jeszcze prostsze, ponieważ wystarczy:
- Wejść w „Plik” -> „Opcje” -> „Poczta” -> „Podpisy”
- Wybieramy nazwę podpisu który chcemy edytować (jeśli stworzyłeś tylko jeden podpis, to będziesz miał jedną nazwę), a następnie klikasz „Edytuj podpis”
- Po wprowadzeniu zmian klikasz „Zapisz” -> „Ok”
I to cała sztuka związana z tworzeniem i edycją podpisu. Jednak może ciągle nurtować Ciebie pytanie „ok, ale co właściwie powinno być w tym podpisie?”. Te wątpliwości również chętnie Ci rozwiejemy.
Przy tworzeniu podpisuj jest kilka uniwersalnych metod, które możesz stosować:
- Ogranicz liczbę stosowanych kolorów – wiele osób w swoich podpisach stosuje rozmaite elementy graficzne. Może być to logo, ikony, zdjęcia, media społecznościowe itp. Prawda jest taka, że im mniej stosujesz kolorów, tym cała kompozycja wygląda estetyczniej. Ogranicz się np. do dwóch kolorów przewodnich, które są charakterystyczne dla Twojej firmy (czarny też traktuj jako kolor)
- Umieść tylko najbardziej istotne informacje – i tutaj nie ma zasady co to ma być. Z pewnością imię, nazwisko czy stanowisko mogą być przydatne. Pomyśl, czy warto umieścić również logo. Co do danych kontaktowych, to też są różne preferencje. Pamiętaj, że jeśli umieścisz np. dwa numery telefonu, to klient decyduje na który zadzwoni. Może on nie pomyśleć, że jeśli jeden z nich to stacjonarny, to lepiej zadzwonić najpierw pod komórkowy, bo pewnie zawsze masz go pod ręką. Nawet ustawiając podpis myśl za klienta.
- Pokaż się – dołączenie Twojego zdjęcia zawsze jest dobrym pomysłem. Wiele badań pokazuje, że widząc osobę (nawet tylko w podpisie maila) od razu traktujemy daną wiadomość bardziej personalnie. Buduje nam się podświadoma więź. Co za tym idzie dużo prościej może być, sfinalizować sprzedaż
- Obowiązek informacyjny – nie zapomnij również o rzeczach formalnych w podpisie. Jeśli Twoja firma powinna (z różnych powodów) umieszczać taki tekst do każdego maila, to najlepiej ustawić go w podpisie. Dzięki temu nigdy o nim nie zapomnisz.
- Zachowaj wolną przestrzeń – pamiętaj, by wszystkie elementy w Twoim podpisie nie były zbyt ściśnięte. Ludzkie oko lubi wolne przestrzenie, bo wtedy cała kompozycja wydaje się mniej przytłaczająca.
- Wyeksponuj to, co najważniejsze – przy ustawianiu podpisu to od Ciebie zależy, na co w pierwszej kolejności zwróci uwagę klient. Baw się wielkością, pogrubieniem czy podkreśleniem tekstu. Możliwości jest wiele
- Stwórz samodzielnie lub zainspiruj się – oczywiście podpis możesz Tworzyć według własnych preferencji i zgodnie ze swoją wizją. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać dostępne narzędzia. Dają one możliwość wyboru szablonu podpisu outlook, który możesz potem dopasować do swoich potrzeb (wstawić swój tekst). Tak samo, jak bezpłatne wyszukiwarki osób, narzędzia do generowania podpisów również zyskują popularność. Sporo osób woli usprawniać sobie pracę i nie wymyślać czegoś na nowo, tylko wolą posiłkować się gotowymi szybszymi rozwiązaniami.
- Wezwij do działania – niektórzy stosują również w swoich wiadomościach wezwanie do działania, które ma na celu od razu przekierowanie odbiorcy w jedno konkretne miejsce np. do zapisu na webinar. Jeśli chcesz takie wezwanie zamieścić, to wybierz miejsce starannie, by uzyskać jak najlepsze efekty.
Jak widzisz Twój podpis to nie aż taka prosta rzecz. Możesz zawrzeć w nim wiele elementów, ale tak jak we wszystkim zalecamy umiar. Mamy nadzieję, że z naszym poradnikiem już wiesz, jak najlepiej ustawić podpis w outlook
